Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Office Pilot GmbH
Ernst-Horn-Str. 8b
22525 Hamburg
Geschäftsführer: Sedwon Kaya
E-Mail: info@office-pilot.de · lohn@office-pilot.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach deiner Einwilligung oder auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (insbesondere Art. 6 Abs. 1 DSGVO).

3. Hosting

Diese Website wird bei einem externen Hosting-Anbieter gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich u.a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Zugriffsdaten und sonstige Daten handeln, die über eine Website generiert werden. Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zweck der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). [PLATZHALTER: Hoster namentlich nennen und AVV prüfen]

4. Formular „Erstgespräch buchen“ und Kontaktformular

Wenn du uns über unser Formular eine Anfrage zukommen lässt (Erstgespräch, Kontakt), werden deine Angaben inklusive der von dir angegebenen Kontaktdaten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Interesse an FIBU/LOBU, Branche, Mitarbeiterzahl) zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie zur Anbahnung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Formspree (Formular-Dienstleister)

Zur Verarbeitung unseres Formulars nutzen wir den Dienst Formspree, Inc., 1216 Broadway, New York, NY 10001, USA. Die von dir im Formular eingegebenen Daten werden über die Server von Formspree per E-Mail an uns weitergeleitet. Formspree fungiert hierbei als Auftragsverarbeiter. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass eine Datenübermittlung in die USA als Drittland erfolgt; Formspree hat sich vertraglich zur Einhaltung geeigneter Garantien verpflichtet. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Formspree: formspree.io/legal/privacy-policy.

Die über das Formular übermittelten Daten verbleiben bei uns, bis du uns zur Löschung auffordest, deine Einwilligung zur Speicherung widerrufst oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung deiner Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

5. Datenverarbeitung im Rahmen der Lohnbuchhaltung (LOBU)

Im Rahmen der Beauftragung mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung verarbeiten wir personenbezogene Daten deiner Mitarbeiter (u.a. Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Bankverbindung, Gehaltsdaten, Krankenkassenzugehörigkeit). Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag und auf Grundlage eines mit dir geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) bzw. zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), denen du als Arbeitgeber unterliegst.

Die Einzelheiten zu Umfang, Art und Zweck der Verarbeitung sowie zu Speicherdauer und Löschfristen regeln wir gesondert im jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrag.

6. KI-gestützte Verarbeitung im Rahmen der Finanzbuchhaltung (FIBU)

Bei FIBU lädst du Belege, Rechnungen und Kontoauszüge hoch. Diese können personenbezogene Daten enthalten (z.B. Namen und Anschriften von Geschäftspartnern, Bankverbindungen). Wir verarbeiten diese Daten mithilfe von KI-gestützten Verfahren, um Belege auszulesen, Buchungsvorschläge sowie Entwürfe und Auswertungen vorzubereiten.

• Wir verarbeiten die Daten im Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, den wir mit dir abschließen.
• Die Ergebnisse der KI sind Vorschläge und Entwürfe. Verbindliche Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung ohne deine Prüfung und Freigabe treffen wir nicht (vgl. Art. 22 DSGVO).
• Du bist dafür verantwortlich, dass du die Belege in deinem Verantwortungsbereich rechtmäßig an uns übermitteln darfst.
• Eingesetzte Unterauftragsverarbeiter / KI-Dienstleister: [PLATZHALTER: Anbieter, Zweck und Serverstandort benennen]
• Speicherdauer und Löschfristen (insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen): [PLATZHALTER: festlegen]
• Verwendung deiner Daten zum Training von KI-Modellen: [PLATZHALTER: Ja/Nein festlegen und hier eintragen]

7. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über deine von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung deiner Daten zu verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 20 DSGVO deine Daten in einem strukturierten Format zu erhalten,
• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen,
• gemäß Art. 77 DSGVO dich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

8. SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du am Schloss-Symbol in der Adresszeile deines Browsers.